Den 24. april 1992 er de tre fylkeskommunene ved fylkesordførerne invitert til møte med utenriksminister Thorvald Stoltenberg i Tromsø. Dagen før han gjestet årsmøte i Troms Arbeiderparti. Med seg hadde Stoltenberg ambassadør Dagfinn Stenseth, ekspedisjonssjef Kåre Hauge og rådgiverne Sverre Jervell og Øivind Nordsletten. Fra Finnmark deltok fylkesordfører Erling Fløtten og Thor Robertsen, hans kollegaer Jan Henry T. Olsen fra Troms og Sigbjørn Eriksen fra Nordland, samt deres medarbeidere Roald Røkeberg og Viggo Eide. Fra Murmansk møtte guvernør Jevgenij Komarov og viseguvernør Anatolij Efremov fra Arkhangelsk, samt deres medarbeidere Jurij Lobanov og Romuald Krumin.
Tidligere publisert i Thor Robertsens bok: «Banebrytende barentssamarbeid. Fra mistro til vennskap.»
Siktemål med møtet i Tromsø var å følge opp den norsk russiske protokollen som var undertegnet av utenriksministrene Kozyrev og Stoltenberg den 8.mars samme år, og som en videreføring av de tosidige samarbeidsavtalene mellom de berørte fylkene.
Under mottoet fra konfrontasjon til samarbeid fremmet utenriksminister Stoltenberg forslaget om etablering av en Barentsregion. Det ble meget godt tatt imot av alle de regionale lederne. Selvfølgelig, man hadde jo fra nordnorsk side bedt om dette, om enn i en noe annen form. Fylkeslederne ble enige om å etablere en felles arbeidsgruppe for koordinering av samarbeidet mellom fylkene. Det ble en representant fra hvert fylke, Roald Røkeberg fra Troms, Viggo Eide fra Nordland og Thor Robertsen fra Finnmark. Fra russisk side ble Jurij Lobanov utpekt fra Murmansk og Romuald Krumin fra Arkhangelsk. Arbeidet skulle skje i nært samråd med utenriksdepartementene.
Samarbeidet ville bli konsentrert om de økonomiske og næringsmessige, teknisk-vitenskapelige, humanitære områder og innen miljøvern. Man burde særlig iaktta Handlingsplanen for utbygging av samarbeidet mellom Russland og de østeuropeiske land som den norske regjeringen hadde lagt frem samme dag. Denne ville være et viktig redskap for den praktiske oppfølging av arbeidet i gruppen.
Den andre dagen var det konstituerende møte i Barentsgruppa, som arbeidsgruppen etter hvert ble kalt. Foruten de oppnevnte fylkesrepresentantene møtte Øivind Nordsletten og Kåre Hauge fra Utenriksdepartementet. Møtet ble ledet av rådgiver Nordsletten som i sin tid hadde avtjent verneplikten ved Garnisonen i Sør Varanger og arbeidet som lærer i Havøysund. Han ble noen år senere ambassadør i Moskva og ledet i syv år en av Norges viktigste utenriksposter. Etter eget ønske ble han generalkonsul i Murmansk hvor han avsluttet sin diplomatiske karriere juni 2013. Kåre Hauge var leder for Plan- og utredningsavdelingen i Utenriksdepartementet, senere ambassadør.
Medlemmene i Barentsgruppa var godt kjente med hverandre, da alle var sentrale deltakere i det fylkesvise samarbeidet som jo hadde pågått i flere år. Undertegnede ble enstemmig valgt til leder. Foruten å videreføre det praktiske samarbeidet som jo på mange måter var godt i gang, skulle også vår oppgave bli å forslå den fremtidige regionale organiseringen av Barentsregionen og mandat for samarbeidet på dette nivået. Dette måtte være klart før den endelige og formelle etableringen skulle skje.
Det var Øivind Nordsletten og Sverre Jervell som hentet guvernørene og deres medarbeidere fra Murmansk til Tromsø i et Falcon jetfly fra det norske luftforsvaret. Øivind fortalte i et foredrag under Kirkeneskonferansen 2013 om returen: Da vi fløy tilbake med de høye russiske gjester – og på en gnistrende senvinterdag befant oss over Lyngsalpene – ble jeg bedt om å høre med mannskapet om det fantes noen glass om bord. Det gjorde det, og litt etter var – svart brød, skikkelig pølse, og sylteagurker kommet på bordet. – Og forstås – nogo attåt! Stemningen – som var upåklagelig på forhånd – steg til nye høyder. Og der på høyt nivå – noe ikke minst denne konferansen og gårsdagens spektakel viser – har den stort sett holdt seg siden.
Fylkesordfører Erling Fløttens kommentar tror jeg de fleste fra Nord Norge var enige i: Mer enn noensinne er vi gitt muligheten til å kunne innvirke på utviklingen i nordområdet, en av de mest ressursrikeste regionene i Europa. Den her utfordringen tar vi og vi vil prioritere dette arbeidet i tida fremover.
Noen dager senere satt jeg på flyet til Oslo i annet oppdrag. I en samtale med sametingspresident Ole Henrik Magga som også var på reise, fortalte jeg begeistret om møtet i Tromsø og de nye mulighetene som nå åpnet seg i og med at det skulle formaliseres en Barentsregion. Han ble nokså stiv i maska og undret seg over hvorfor ikke Sametinget var invitert. Det hadde ikke jeg noe svar på og han sier nokså bestemt på sin rolige måte: Jeg kommer til å dra direkte til utenriksminister Stoltenberg på hans kontor for å spørre hvorfor vi er oversett. Dette aksepterer jeg som sametingspresident ikke. Jeg har i etterkant forstått at han dro rett til UD. Hva utfallet av samtalen ble, vet jeg ikke. Men urfolket ble etter hvert en del av samarbeidet.
Kald krig skulle omformes til varmt samarbeid – problemer skulle gjøres til muligheter. Det var sannelig store utfordringer vi ble invitert til deltakelse i.
Den regionale Barentsregionen formes
Jeg besluttet raskt at det første møtet i Barentsgruppa skulle finne sted på Vardøhus Festning, og da i Parolestua hvor portrettene av alle kommandantene som kongen i København i sin tid hadde sendt nordover for å ivareta kongerikets suverenitet og holde styr på folket nord i Norge, hang på veggene. Der kunne de henge med sine stirrende blikk og se på oss når vi på tvers av gamle grenser skulle drøfte egen fremtid i nord. Vårt fokus skulle være fred og ikke kald krig, folkelig og kulturelt samkvem og et aktivt næringssamarbeid. Vi skulle skape en ny fremtid for den ungdommen som vokste opp i nord. I Parolestua hadde Thorvald noen måneder tidligere skapt entusiasme og engasjement hos journalister og unge bedriftslederne fra hele landsdelen for sin ide om Barentssamarbeid. Vi var oppløftet av å skulle skape noe nytt.
Allerede 2. juni møttes Barentsgruppa i Vardø. Sverre Jervell møtte fra UD. Sammen med Torbjørn Bjorvatn i FINNUT, som var engasjert som sekretær, la jeg fram et notat om arbeidsmetodikk, fremtidige arbeidsområder og skisse til organisering. Dette var utarbeidet med utgangspunkt i det fylkesvise bilaterale arbeidet som var i godt gjenge. Det vi ble enige om, der vi satt i Parolestua, skulle vise seg å bli retningsgivende for det som senere skjedde, både under den formelle etableringen året etter og i det praktiske Barentssamarbeidet, da det kom i gang.
For å involvere russerne mer forpliktende i arbeidet, så la jeg opp diskusjonen rundt konkrete saker som vi ønsket løst. Slik ville de se hva de kunne oppnå ved et utvidet samarbeid. Dersom vi hadde gått direkte på en drøfting av målsettinger og modeller for organisering, så ville det ikke inspirere andre enn oss nordmenn. De diskusjonene skulle vi ta etter hvert. Mange av de sakene vi gjennomgikk var arbeidet md gjennom de bilaterale avtalene mellom fylkene.
Sverre Jervell skrev et internt notat til sine foresatte i UD etter møtet. Han viser til at ideen om norsk russisk samarbeid på fylkesnivå er ny og at fylkene har liten erfaring i å arbeide med internasjonale spørsmål.Men: Møtet gav derfor et bilde av hvilken evne fylkene i nord har til å håndtere slike saker. Møtet etterlot et positivt inntrykk i så henseende. Det skyldes ikke minst at arbeidsgruppens leder, Thor Robertsen fra Finnmark, har lang politisk erfaring og erfaring med norsk/russisk samkvem i nord. Møtet ble arbeidsintensivt og vedtaksorientert samtidig som det ble bevart en god atmosfære. Videre skriver han at russerne tydeligvis er uvante med en arbeidsform der meningsutveksling og høyttenkning inngikk som et viktig element. Derfor fremsto russerne som mer reaktive og passive enn de norske, men fant frem til en dialogtone mot slutten. De var fornøyde og ville melde positivt tilbake til sine fylkesledere og Moskva. President Jeltsin hadde besøkt i Arkhangelsk kort tid i forveien og blitt orientert om det nye samarbeidet som avtegnet seg i nord.
UD hadde planlagt en ekspertkonferanse om Barentssamarbeidet i Kirkenes i september samme år. Som en del av forberedelsen reiste Kåre Hauge og Sverre Jervell fra UDs planavdeling, samt jeg på en tur til Murmansk og Arkhangelsk i slutten av juli.
I tilknytning til ekspertkonferansen avviklet Barentsgruppa et nytt møte og behandlet et utall av saker og innspill. På møtet deltok også Esko Lotvonen fra Lappland län og Bruno Larsson fra Norrbotten län. Etter dette møtet var de å regne som faste medlemmer av Barentsgruppa. Slik ble også regionalt nivå i Finland og Sverige involvert i utviklingsprosessen av Barentsregionen, noe som ikke var en selvfølge, da de i Lappland hadde en alternativ strategi med å utvide Nordkalotten til også å omfatte Murmansk, noe de kalte Storkalotten. Dette ble også drøftet av Barentsgruppa og vi var enige om hver for oss å tenke igjennom forholdet mellom disse to løsningene og behandle det i et senere møte.
Under det videre forarbeidet drøftet vi inngående om vi burde satse på det eksisterende Nordkalottsamarbeidet og videreutvikle det til et Storkalottsamarbeid. Min tilrådning var at det beste ville være å satse nytt og friskt, ikke på en ineffektiv organisasjon som bare trødde i oppgåtte spor. Her var det viktig å starte som likeverdige parter og med blanke ark. Jeg argumenterte som Einar Førde: Det hjelper ikke å bære havre til en døende hest. Jeg var nok vel skarp i min argumentasjon. Den nye organisasjonen burde heller ikke knyttes opp mot Landsdelsutvalget for Nord Norge som noen ønsket. Deres arbeid var jo primært rettet mot felles utviklingsoppgaver innad i Nord Norge og å være landsdelens samlende talerør mot Storting og regjering. Dette ble også Norges posisjon og vi foreslo en helt annen organisering hvor fylkeslederne i de deltakende fylker skulle treffe avgjørelser i et Regionråd og at oppnevnte tjenestemenn skulle innstille sakene gjennom en Regionkomite. Det regionale nivået måtte likestilles med nasjonalt nivå i Barentssamarbeidet. Avgjørelser måtte treffes i konsensus.
Den sterkeste disputten vi hadde, var om man skulle etablere et fast sekretariat slik vi foreslo fra norsk side. Finnene som fryktet en svekkelse av sitt Nordkalottsekretariatet i Rovaniemi, ble støttet av den svenske siden. Russerne var mer nøytrale til dette spørsmål. For dem var det viktigere at samarbeidet kom i faste former, men i eget brev til norsk side i februar 1993 foreslo guvernør Komarov at et eventuelt fast sekretariat burde ligge i Kirkenes. Løsningen ble at sekretariatsfunksjonen skulle følge lederskapet i Regionrådet som skulle ambulere mellom fylkene annet hvert år.
Barentsgruppa avviklet fem møter, i Vardø, Tromsø, Kirkenes, Rovaniemi og Arkhangelsk. På møtet i Arkhangelsk den 2. og 3. desember 1992 finaliserte Barentsgruppa sine forslag til målsetting og organisering. Gruppa hadde i sine møter også handtert en rekke saker som gjensidig sykehjelpsordning, postgangen mellom Norge og Arkhangelsk, utbedring av og utvidet åpningstider på veien mellom Kirkenes og Murmansk, eventuell jernbaneforbindelse fra Nikel til Kirkenes, samarbeid mellom norske og russiske politi- og tollmyndigheter, utveksling av skoleelever, flyforbindelser i nord og regionalt garantifond på russisk side. Sakene ble tatt opp ovenfor de nasjonale myndigheter. Samtidig som vi arbeidet på regionalt nivå, forberedte den politiske og administrative ledelsen i Utenriksdepartementet et kommende stormøte den 11.januar 1993 hvor Barentsregionen skulle etableres formelt.
Det praktiske samarbeidet vi etablerte i 1988 fortsatte uavhengig av våre forhandlinger om en Barentsregion. Det viste seg etter etableringen av Barentsregionen, at det var de samme saker og problemstillinger som kom på dagsordenen.